Veri işleme sözleşmesi

Bu Veri İşleme Sözleşmesi, Kullanım Koşullarının ayrılmaz bir parçasıdır ve KVKK m.12 ile, AEA'daki müşteriler için GDPR m.28 ile uyumlu olarak hazırlanmıştır. Uygulamaya kendi işiniz için girdiğiniz kişisel veriler bakımından (müşterileriniz, iletişim kişileri, çalışanlarınız) siz veri sorumlusu, İbrahim Özgül ise veri işleyendir. Hesap, abonelik ve güvenlik verileri bu sözleşmenin değil, Aydınlatma metninin konusudur.

Verileri yalnızca hizmeti sunmak ve sizin uygulama içinde yaptığınız işlemler ve yazılı talimatlarınız doğrultusunda işleriz; kendi amaçlarımız için kullanmayız, satmayız ve başka verilerle birleştirmeyiz. Bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürsek sizi bilgilendiririz.

• İlgili kişiler: müşterileriniz ve müşteri yetkilileri, tedarikçi yetkilileri, ekip üyeleriniz.
• Veri türleri: ad-soyad, firma, telefon, e-posta, adres ve şehir, teklif, proje, gider ve ödeme kayıtları, yüklediğiniz belgelerdeki bilgiler.
• Süre: aboneliğiniz boyunca ve aşağıdaki silme süreleri dolana kadar.

Özel nitelikli kişisel veri işlenmesi amaçlanmamıştır; bu tür verileri uygulamaya girmemelisiniz.

Verilere yalnızca hizmetin sunumu, destek ve güvenlik için erişmesi gereken yetkili kişiler erişir ve bu kişiler gizlilik yükümlülüğü altındadır. Destek amacıyla verinize erişmemiz gerekirse bunu yalnızca sizin talebiniz veya güvenlik zorunluluğu hâlinde yaparız.

• Bağlantılarda TLS şifreleme; veritabanı ve dosya alanında saklanan verilerde şifreleme (barındırma sağlayıcısı düzeyinde).
• Her firmanın verisinin veritabanı satır güvenliği kurallarıyla ayrılması; yetkisiz rollerin maliyet verisini görememesi.
• Herkese kapalı dosya depolama; iptal edilebilen, tahmin edilemez paylaşım bağlantıları.
• Gizli anahtarların yalnızca sunucuda tutulması; en az yetki ilkesi.
• Önemli işlemlerin işlem geçmişine kaydı.
• Düzenli veritabanı yedekleri (en fazla 7 gün saklanır).

Şu alt işleyenleri kullanırız: Supabase Inc. (veritabanı, giriş, dosya; Frankfurt, Almanya), Hostinger International Ltd. (uygulama sunucusu; Vilnius, Litvanya), Resend, Inc. (e-posta gönderimi; AB bölgesi), Paddle.com Market Ltd. (yalnızca abonelik ve ödeme verisi; Birleşik Krallık) ve yalnızca siz açarsanız Anthropic PBC (yapay zeka ile belge okuma; ABD). Yeni bir alt işleyen eklemeden en az 15 gün önce sizi bilgilendiririz; haklı bir gerekçeyle itiraz ederseniz aboneliği iade ile sona erdirme hakkınız vardır. Alt işleyenlere de bu sözleşmedeki korumalara denk yükümlülükler yükletilir.

Alt işleyenlerin Türkiye dışında bulunması nedeniyle veriler yurt dışına aktarılır. Bu aktarımlar KVKK m.9 kapsamında standart sözleşmelere, AEA müşterileri için AB Standart Sözleşme Maddelerine dayanır. Standart sözleşmeler 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir.

Müşterilerinizden veya diğer ilgili kişilerden size gelen başvuruları yanıtlayabilmeniz için gerekli araçları sunarız: kayıtları bulma, düzeltme, silme ve dışa aktarma. Doğrudan bize gelen bir başvuruyu yanıtlamadan size iletiriz.

Verilerinizi etkileyen bir güvenlik ihlalini öğrendiğimizde, sizi gecikmeksizin ve en geç 48 saat içinde, bildiğimiz kadarıyla ihlalin niteliğini, etkilenen veri ve kişileri ve alınan önlemleri belirterek bilgilendiririz. Bu bilgi, KVKK uyarınca Kurul'a ve ilgili kişilere yapacağınız bildirimlerde size destek olur.

Abonelik sona erdiğinde verilerinizi dışa aktarabilirsiniz. Firmanızı sildiğinizde veriler 14 günlük geri alma süresinin sonunda kalıcı olarak silinir; yedeklerdeki kopyalar en fazla 7 gün içinde ortadan kalkar. Kanunen saklanması zorunlu kayıtlar, yalnızca bu amaçla ve gereken süre boyunca tutulur.

Bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri makul talebiniz üzerine sağlarız. Denetim talepleri önceden yazılı olarak bildirilir, makul sıklıkta ve hizmetin işleyişini ve diğer müşterilerin verilerini tehlikeye atmayacak biçimde yapılır.

Yapay zeka yalnızca, firma ayarlarınızda açtığınızda ve yalnızca fiyat listesi içe aktarırken yüklediğiniz PDF veya görsel dosyanın sayfalarını okumak için kullanılır. Müşteri kayıtlarınız gönderilmez. Çıkarılan her satırı siz inceleyip onaylamadan hiçbir şey kaydedilmez. Bu özellik varsayılan olarak kapalıdır ve istediğiniz zaman kapatılabilir.